Nell’articolo di presentazione dell’attività 2022 di 6MEMES vengono introdotti i Valori derivati dai tag di Calvino. In particolare il presente articolo prende spunto dal Valore della Agilità, definito come qualcosa che “Si attua nella rapidità di risposta, e/o di previsione, ed è la capacità di bypassare oppure scavalcare, MUOVENDOSI, gli ostacoli”, raggiungendo gli obiettivi prefissati ed ottenendo i risultati.
E proprio questo è il senso del cosiddetto “Lavoro Agile”.
Il Lavoro Agile o Smart Working
Dopo quasi due anni dall’inizio della pandemia, la situazione ancora impone, almeno in alcuni casi, la necessità del lavoro a distanza. Ricordiamo che lavoro a distanza non è (necessariamente) sinonimo di lavoro agile o Smart Working.
Infatti, in base alla legge 81/2017, si definisce Smart Working o Lavoro Agile, una organizzazione del lavoro che rende possibile ai partecipanti ad un gruppo di svolgere il lavoro anche non nello stesso luogo e/o negli stessi orari gli uni degli altri, garantendo comunque il raggiungimento degli obiettivi del lavoro stesso.
Quindi è distinto dal telelavoro o lavoro a distanza, che prevede invece che tutti i membri del gruppo lavorino nello stesso momento ed in modo strettamente coordinato, semplicemente non essendo fisicamente nello stesso luogo.
Il concetto di Lavoro Agile quindi presuppone che il lavoro possa essere diviso in attività, assegnate a ciascuno dei vari componenti del gruppo, ognuna con il suo proprio obiettivo parziale.
E che ciascuno dei membri del gruppo abbia le capacità, la volontà, i mezzi e gli strumenti per realizzare tali attività in autonomia, o, quando necessario, lavorando in tempo reale con altri membri del gruppo, pur non essendo necessariamente nello stesso luogo.
Solo alcuni lavori possono essere organizzati in modo agile. Ad esempio, un lavoro che tratta oggetti materiali (ad esempio, la produzione di beni materiali) richiede necessariamente:
- la presenza delle persone in un luogo ben definito, ove sono anche le macchine utilizzate per le lavorazioni,
- un preciso coordinamento temporale tra le persone e gli strumenti.
Molte altre tipologie di lavori hanno vincoli simili. Al contrario, la maggioranza dei lavori che generano prodotti “immateriali” o servizi può essere organizzata in modo agile.
Perché il lavoro agile diventa così importante, nei casi in cui è realizzabile?
- Perché può aumentare la produttività.
- Perché può aumentare la capacità di riorganizzare i flussi di lavoro in base al bisogno ed alla necessità (solo a titolo di esempio, un membro del gruppo di lavoro in malattia non implica il blocco di alcune attività) e quindi robustezza e resilienza delle organizzazioni.
- Perché riducendo la necessità di trasferimenti e di presenza fisica, nonché il vincolo rispetto ad orari, può consentire ai lavoratori una migliore organizzazione del proprio equilibrio vita-lavoro.
Cosa rende possibile il lavoro agile?
È necessario innanzitutto un rapporto di fiducia tra i membri del gruppo e tra questi e il datore di lavoro o i superiori, in modo tale che:
- In contesti di organizzazioni gerarchiche, chiunque riceva l’incarico di svolgere una determinata attività la porti a termine, senza essere oggetto di infiniti controlli e verifiche;
- in contesti di organizzazioni basate su gruppi paritetici, chiunque si impegni a svolgere una determinata attività garantisca agli altri di portarla a termine.
Nel caso di lavoro a distanza (nello spazio e nel tempo) i membri del gruppo di lavoro devono anche avere a disposizione risorse informatiche adeguate per garantire:
- condivisione delle informazioni (strutturate in modo opportuno);
- accesso da remoto a strumenti aziendali ove necessari;
- comunicazioni (in tempo reale quando necessario e in differita altrimenti) fra i membri del gruppo di lavoro e fra questi ed altri colleghi e/o clienti;
- sicurezza nel poter svolgere il lavoro anche da fuori rispetto allo spazio fisico dell’azienda.
In questo modo diventa possibile per il singolo lavoratore organizzare le parti di lavoro di propria esclusiva competenza distribuendole nella giornata nel modo più opportuno, combinandole con altre esigenze personali o familiari. E coordinandosi (ad esempio, attraverso chat, collegamenti vocali e video, riunioni virtuali e collegamenti simultanei a documenti ed altre informazioni) con le altre persone con cui deve comunicare per le specifiche attività da svolgere, in particolare per quelle che richiedono l’intervento simultaneo di più persone.
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Ad esempio, in un contesto di azienda italiana, l’attività commerciale ben si sposa con il lavoro agile.
Le persone di un team commerciale, all’inizio di una settimana, possono svolgere una riunione di coordinamento, che si può tenere anche in video conferenza, per distribuire il lavoro assegnando gli incontri con i clienti alle varie persone del team. Queste ultime, poi, in autonomia possono fissare gli appuntamenti con i singoli clienti e magari svolgere anche questi in videoconferenza, risparmiando quindi viaggi e tempo, e realizzare poi i documenti come preventivi ed offerte, spedendoli in posta elettronica al cliente e/o a colleghi.
Ma anche le attività amministrative possono essere svolte con il lavoro agile. Il disbrigo di una pratica, se tutte le informazioni necessarie sono digitalizzate e disponibili attraverso opportuni strumenti, non richiede la presenza fisica in azienda.
Ad esempio, il rendicontare le presenze di un mese per creare la busta paga, disponendo di tutte le informazioni, richiede solo l’accesso ai programmi opportuni ed ai dati in essi contenuti. Accesso che deve avvenire con tutti i canoni della sicurezza informatica. E lo stesso vale per un lavoro, anche a quattro (o più mani) su documenti come rapporti, relazioni, listini… Tutto ciò implica non solo la presenza degli strumenti tecnologici, ma anche la codifica delle mansioni come successioni di attività chiaramente assegnate a chi le deve svolgere, come richiesto, ad esempio, negli standard di qualità basati sulle norme della serie ISO9001.
E la competenza delle persone, sia nello svolgimento delle attività, sia nell’uso degli strumenti tecnologici. E a questo si aggiunge la necessità di una organizzazione “ferrea”, come quella definita negli standard di Sviluppo Agile del mondo IT, che ormai da tempo vengono applicati in molti tipi di lavori intellettuali.
L’Agile Manifesto e le sue implementazioni
L’Agile Manifesto è un insieme di 4 valori e di 12 principi che definiscono il modo “Agile” di lavorare, nato inizialmente nel mondo IT e poi estesosi con successo in molti altri ambienti.
La definizione di “Agile” che troviamo in un dizionario dice:
- Che si muove in modo elastico e/o svelto.
- Che denota prontezza di mente.
E questo viene tradotto nel contesto dell’Agile Manifesto come: “Che sa adattarsi alle circostanze per raggiungere comunque l’obiettivo”.
I quattro valori dell’Agile Manifesto sono i seguenti:
- Le persone e le loro interazioni sono più importanti dei processi e degli strumenti (le persone e le loro interazioni sono ciò che fa ottenere i risultati).
- La cosa più importante è avere una soluzione funzionante, rispetto a una documentazione esaustiva (realizzare è più importante che dire).
- Bisogna collaborare con i clienti (o gli utenti e i cittadini…) oltre che rispettare il contratto (o il regolamento); quindi è necessario essere elastici mentalmente e non rigidi).
- Bisogna essere pronti a rispondere ai cambiamenti oltre che aderire alla pianificazione (sapersi adattare alle circostanze per raggiungere l’obiettivo).
Il primo valore ribadisce quanto abbiamo già detto sopra: le persone e le loro relazioni sono il fattore più importante entro aziende e gruppi di lavoro.
Da questi valori derivano i principi, su cui si fondano le implementazioni pratiche come Scrum e Kanban. In entrambe queste implementazioni, l’organizzazione del lavoro è basata su alcuni passaggi:
- Suddividere il lavoro in lotti o pratiche, di dimensioni limitate, che possono essere svolti in autonomia dai singoli lavoratori, o comunque da un insieme di 2-3 persone al massimo.
- Presenza di riunioni periodiche brevi di coordinamento.
- Riunioni ben organizzate di pianificazione del lavoro per periodi limitati di tempo.
- Riunioni di valutazione del lavoro svolto e di decisioni di cambiamento (il concetto del “miglioramento continuo” presente anche negli standard di qualità ISO9001).
- Con il focus sul risultato del lavoro, composto dalla combinazione dei vari lotti.
La differenza sostanziale fra i due è la seguente:
> SCRUM si basa su intervalli temporali di durata fissa, chiamati sprint, della durata compresa fra 2 settimane e 1 mese; nella riunione di pianificazione che si tiene all’inizio di ogni sprint viene deciso, fra la coda di lavoro da svolgere, cosa sarà compreso nel periodo che si inizia e quale sarà l’obiettivo parziale per quel periodo; per questo motivo Scrum è usato quasi esclusivamente nei progetti;
> KANBAN gestisce il tempo in modo continuo, con il focus su un flusso di lavoro costante e conforme alle capacità del gruppo; l’obiettivo è ottimizzare il lavoro e minimizzare il tempo per svolgere ciascuna pratica; le riunioni di pianificazione e di valutazione del lavoro svolto possono essere tenute a intervalli fissi, anche se di solito sono all’inizio e alla fine di un grande insieme di pratiche; Kanban è più usato in contesti di processo, come per esempio l’assistenza clienti.
Prendendo spunto da questi standard, affermati ed efficienti, come si può implementare il lavoro agile in un contesto amministrativo?
- Definizione di un periodo di lavoro (es. Settimana/due settimane/mese).
- Riunione breve, ben organizzata e finalizzata alla pianificazione all’inizio del periodo (pianificazione generale), da cui si esce con l’indicazione precisa di cosa deve essere fatto nel periodo.
- Uso di uno strumento di visualizzazione del lavoro (Kanban Board), visibile a tutti e che presenti chiaramente.
- Attività da svolgere.
- Attività in corso e chi le ha in carico.
- Attività completate.
- Videochiamata di gruppo o riunione in presenza all’inizio di ogni giornata di lavoro (unico momento in cui tutti devono essere “presenti”, potendo per il resto organizzare il proprio lavoro entro la giornata come meglio credono.
- Uso di chat e videochiamate per segnalazione e risoluzione problemi o per richieste di assistenza al coordinatore del gruppo.
- Riunione alla fine del periodo (verifica, consuntivazione e valutazione di modifiche da apportare al modus operandi).
Chiaramente, per evitare che il lavoro “esondi” rispetto ad un periodo limitato, ogni persona deve indicare chiaramente quando può essere chiamato/contattato in modo sincrono e quando, invece, la sua giornata lavorativa è terminata e le eventuali mail a lui/lei indirizzate riceveranno risposta solo al giorno lavorativo successivo.
La riunione di pianificazione può essere organizzata nel seguente modo:
- il team leader fissa Ordine del Giorno;
- spiega le attività da svolgere nel periodo;
- i membri del team segnalano eventuali problematiche;
- si deve uscire con l’agenda delle cose da fare durante la settimana (lasciando uno spazio “cuscinetto” per eventuali imprevisti).
La riunione di allineamento può essere organizzata in modo simile a quella di Scrum, basandosi sulle domande “canoniche” cui ogni membro del team, a turno, deve rispondere:
- Cosa hai fatto ieri?
- Cosa hai pianificato di fare oggi?
- Quali difficoltà/problemi (rilevanti) hai incontrato?
Alla fine del periodo, la riunione può essere basata sulle domande “canoniche” della Retrospettiva Agile (utili anche in molti altri contesti):
- Si valutano i risultati del lavoro complessivo e cosa è stato completato rispetto al pianificato.
- Si verifica cosa è stato condotto bene e se questi metodi sono ripetibili anche in altri casi.
- Si valuta ove/cosa è necessario cambiare/migliorare.
- Si decide come potrebbe avvenire il cambiamento e quando applicarlo.
Il lavoro Agile può essere quindi una risorsa molto importante per l’azienda. Ma allo stesso tempo, non va considerato una panacea, né tantomeno come qualcosa che “si genera da solo”.
La sua realizzazione pratica richiede un ampio sforzo organizzativo, oltre che l’adozione di strumenti informatici opportuni e l’adeguato addestramento del personale. Senza tutti questi passaggi il rischio di insuccesso (o anche di impossibilità di applicare il lavoro agile) è molto alto, rendendo l’azienda vulnerabile a situazioni come quella che stiamo vivendo.
Al prossimo articolo,
Giulio Destri
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