Processo di delega intra-aziendale: come, quando e perché! Di Maria Bonifacio.

“Tu non puoi fare tutto, prima lo capisci e prima la tua azienda se ne gioverà”.

Questa è la forte indicazione presente nella nuova norma ISO 9001:2015, con tanto di punti (e spunti) da seguire nel complesso processo cosiddetto “di delega”. Ne deriva, giocoforza, che l’intero processo è un punto sensibile e cruciale, ricordando che esistono pratiche ben precise di riferimento cui attingere nell’affidare dei compiti ai propri collaboratori. Vediamo più in generale da dove nasce tale assunto.

Cosa è il processo di delega?
Si tratta a tutti gli effetti, nel nostro ambito, di uno strumento manageriale. Basti pensare alla definizione di management, che rimanda al conseguimento di obiettivi tramite terzi.

E se nella vecchia accezione l’attività di delega si identificava con i cosiddetti poteri di firma (finalizzata a sgravare burocraticamente il titolare dalla spesa di tempo nel firmare documenti, limitandosi a velocizzare solo taluni processi), successivamente, si è caratterizzata come delega delle decisioni.
Al delegato, dunque, è conferita la possibilità di prendere provvedimenti in autonomia su ambiti quali l’operatività, le risorse e le dinamiche di evoluzione aziendale, con l’obiettivo di rendere più flessibile, operativa e produttiva la organizzazione stessa.

Il processo di delega è a tutti gli effetti uno strumento manageriale. Condividi il Tweet

Questo spostamento sostanziale configura una sorta di decentramento temporale di responsabilità, e questo senza modificare il ruolo del collaboratore, perché è limitata nei contenuti e nel tempo.
Delegare, quindi, significa individuare compiti e relative responsabilità da affidare ad altre persone, attribuendo loro gli strumenti di cui hanno bisogno per eseguirli ed esigere che rispondano dei risultati conseguiti.

Al fine di evitare equivoci, occorre subito sottolineare che la delega non è l’assegnazione di un compito, bensì l’affidamento di responsabilità. E soprattutto che è necessario stabilire sin dall’inizio la modalità di controllo che il capo eserciterà sul lavoro svolto.

Nel processo di delega, infatti, i poteri possono essere conferiti dai vertici alla base senza che questo diminuisca la responsabilità dei manager, i quali devono comunque rispondere del proprio operato e di quello dei propri dipendenti, alla stregua di un principio di responsabilità onnicomprensiva, in cui essa non rende il manager di livello superiore meno responsabile delle attività svolte dai propri dipendenti, ma anzi ne aumenta la sfera di competenza, poiché il manager risponde per sé e per l’operato dei suoi delegati.

La delega non è l’assegnazione di un compito, bensì l’affidamento di responsabilità. Condividi il Tweet

Risulta quindi fondamentale essere in grado di focalizzare gli elementi centrali alla base del processo di delega, ovvero compito e relazione, laddove il compito è il lavoro che si richiede di fare e la relazione è il rapporto che lega il soggetto delegante e il delegato indipendentemente dal risultato del compito. Di seguito, vediamo insieme gli step necessari da seguire perché si abbia una reale attività di delega.

Innanzitutto: cosa delegare?
Non tutti i compiti sono delegabili, ci sono delle attività che il manager dovrà svolgere in prima persona e altre attività che invece non sono di competenza del suo staff. Sta al manager sforzarsi di identificare quali aspetti possono essere svolti dai suoi collaboratori e rinunciare al controllo totale.

In secondo luogo: chi delegare?
Il manager deve scegliere il collaboratore da delegare in base alle doti, la capacità, la motivazione e il tempo necessari per portare a termine il compito assegnatogli.

Un altro  passo fondamentale: scegliere in che modo delegare.
Il manager fissa gli obiettivi al collaboratore delegato, rendendolo autonomo nel definire i mezzi e i modi di realizzazione.
Ciò avviene nell’ufficio del capo mediante un contratto di delega, affinché sia tutto chiaro e comprensibile (es. job description, reportistica, verbale di incontro e così via).

Porsi obiettivi chiari e soprattutto condivisi.
Una buona comunicazione è alla base di tutto il processo di delega. Obiettivi chiari e istruzioni su come ottenerli sono indispensabili. Bisogna chiarire con il delegato cosa ci si aspetta da lui e cosa deve migliorare per raggiungere l’obiettivo, inoltre mettere a disposizione tutti gli strumenti necessari. Uno strumento importantissimo in questa fase sono gli indicatori di performance, ovvero semplici e chiari indizi su come sta andando l’attività e le operazioni svolte dai collaboratori.

Individuare fin dall’inizio responsabilità condivise
La delega delle decisioni significa che il manager che delega conserva la responsabilità delle decisioni del suo subordinato. Se il delegato fallisce in modo indiscutibile, la colpa è anche del capo che ha sopravvalutato le capacità del subordinato.

Infine: l’attività di controllo dei risultati della delega.
Il delegante deve tenersi informato sui risultati delle attività delegate, verificandone il posizionamento rispetto agli obiettivi fissati. A questo punto si possono decidere insieme al delegato azioni correttive che rimedieranno ad eventuali imprecisioni o errori. In compenso, il manager deve dare la propria approvazione e/o dissenso solo nei momenti previsti e sul lavoro finito.

Con riferimento poi all’accettazione della delega, abbiamo detto che per arrivare ad un’accettazione sostanziale – e non solo formale – della delega occorre che il collaboratore individuato possa apertamente esprimere dubbi e perplessità rispetto alle mansioni delegate e agli obiettivi da raggiungere. Ciò naturalmente non vuol dire che debba andare dal capo ad ogni minimo ostacolo o difficoltà.
Il delegante dovrà prestare molta attenzione alle osservazioni fatte dal collaboratore delegato trasmettendogli fiducia e ottenendo così la sua piena motivazione.

 

Perché accettare una delega?

Abbiamo sino ad ora messo l’accento su uno dei due attori: ovvero colui che delega. Mettiamoci ora nei panni di chi la delega la riceve.
Partiamo da un presupposto: se da parte di chi è delegato permangono dubbi, incomprensioni o non accettazione di singoli aspetti della delega o degli obiettivi, difficilmente si otterrà un pieno e convinto coinvolgimento del delegato che potrà usare successivamente i punti su cui è rimasto il disaccordo per giustificare eventuali insuccessi.

Il confronto e la ricerca di un accordo sono, dunque, momenti fondamentali di reciproca comprensione e aumentano la probabilità di arrivare ad individuare obiettivi condivisi, ma soprattutto sfidanti.

L’accordo, al fine di essere più performante, spesso prevede anche forme di incentivazione al raggiungimento degli obiettivi individuati che non necessariamente si esauriscono in incentivi in denaro che possono risultare temporanei.

Il confronto e la ricerca di un accordo sono dunque, momenti fondamentali e sfidanti di reciproca comprensione. Condividi il Tweet

Talvolta l’esperienza racconta che spesso sono più efficaci forme alternative di incentivazione quali corsi di formazione professionale specifica o incentivi che coinvolgano l’ambito familiare, sportivo o altro ancora.

Altro aspetto fondamentale, prima dell’accettazione della delega, è quello di individuare e condividere le alternative possibili in caso di insuccesso, così da limitare parte del carico di stress che naturalmente viene a gravare sul delegato che potrà concentrarsi meglio sugli obiettivi da raggiungere.
Se ne deduce che il metodo della delega funziona quando il manager e i collaboratori hanno adeguate capacità professionali e se la cultura dell’azienda è impostata verso la responsabilità personale.

La delega funziona quando sia il manager che i collaboratori hanno adeguate capacità professionali. Condividi il Tweet

In un’azienda moderna tale processo deve essere considerato parte integrante per poter raggiungere un adeguato livello qualitativo, come delineato dalla norma ISO 9001:2015 e detto in premessa.
Ma dal momento che tutti gli aspetti illustrati richiedono un aperto confronto fra delegante e delegato, è chiaro che la comunicazione nel processo di delega sia la base fondante.

Siamo nell’era della comunicazione, e chiunque si sia cimentato in questa materia sa bene come sia difficile comunicare in maniera efficace e quanto tempo si debba poi investire per correggere errori di comunicazione, non solo verbale.
La carente o mancata comunicazione alla stregua di torrenti impetuosi, difatti, genera quantità enormi di fango e detriti che inquinano quotidianamente la nostra vita professionale e privata, semplicemente a partire dall’ambito comunicativo.

Nel prossimo articolo, traendo spunto da questo doveroso preambolo, restringeremo quindi il campo a tale interesse specifico: la comunicazione nel processo di delega.

Maria Bonifacio
Avvocato Cassazionista • Comunicatore pubblico • Membro Mirme Network • Componente del Comitato di Redazione Lex Familiae. Collegati su Linkedin

Se vuoi seguire i tag di 6MEMES

iscriviti alla nostra NewsLetter!