Processo di delega e ruolo della comunicazione: gemelli non troppo diversi. Di Maria Bonifacio

Come abbiamo visto nell’articolo precedente, nel mondo attuale dominato dalla complessità e dal cambiamento, la delega è una delle basi essenziali dell’eccellenza manageriale, un processo che tutti devono affrontare adottando tecniche convalidate dall’esperienza.

Per far ciò, occorre poter contare su una squadra che sappia assolvere i diversi compiti con efficienza ed efficacia. La differenza tra un esecutore – anche bravo – e un capo è proprio nella capacità di delegare intelligentemente e con successo ai propri collaboratori il numero più ampio possibile di compiti, dando loro la preparazione prima e, quindi, l’autorità necessaria poi, perché possano portarli a compimento con successo.
Insomma, un gruppo di collaboratori in gamba su cui è possibile fare pieno affidamento è il segreto del successo.

Da qui, il confronto e la ricerca di un accordo, tra manager delegante e collaboratore delegato, sono momenti fondamentali che presuppongono reciproca comprensione aumentando così la probabilità di arrivare ad individuare obiettivi condivisi, ma soprattutto sfidanti.
Il metodo della delega, dunque, funziona, quando il manager e i collaboratori hanno adeguate capacità professionali e se la cultura dell’azienda è improntata alla responsabilità personale e alla comunicazione.

Il confronto e la ricerca di un accordo, tra manager delegante e collaboratore delegato, sono momenti fondamentali che presuppongono reciproca comprensione. Condividi il Tweet

Ricordiamo che comunicare è soprattutto ascoltare, comprendere e approfondire.
Di questo processo ne gioverà in primis la comunicazione e, conseguentemente, la nostra qualità della vita.
Ma torniamo al processo di delega per comprendere come la comunicazione risulti fondamentale nei passaggi illustrati nel precedente articolo.
Come è intuibile, la comunicazione riveste un ruolo primario per garantire il raggiungimento di risultati soddisfacenti nel processo di delega.

Potremmo anzi dire che la comunicazione è determinante in ciascuno step del processo di delega, ovvero nel:

  • confronto con il delegato per comprendere se è disposto ad accettare la delega;
  • confronto sull’oggetto della delega e sugli obiettivi fissati;
  • ascolto e nell’approfondimento delle motivazioni del delegato per raggiungere un accordo;
  • definizione dei momenti di verifica periodici;
  • supportare e nell’incoraggiare l’azione del delegato;
  • riferire a tutta l’organizzazione quanto definito e gli obiettivi attesi;
  • esporre i risultati ottenuti e i successivi obiettivi.

Premesso ciò – ossia, definito chi, cosa delegare e gli obiettivi da raggiungere – occorre monitorare progressivamente lo stato di avanzamento di tutto il processo, poiché al momento della verifica finale, abitualmente a fine anno, potrebbero emergere risultati non in linea con le aspettative dell’Imprenditore, circostanza che può determinare la delusione da parte di tutti i soggetti coinvolti ovvero delegante e delegato.

E’ necessario, dunque, che in qualsiasi processo di delega e assegnazione di obiettivi, si stabilisca una verifica periodica sullo stato di avanzamento di quanto delegato, individuata e comunicata ab initio.

E’ necessario che in qualsiasi processo di delega e assegnazione di obiettivi, si stabilisca una verifica periodica sullo stato di avanzamento di quanto delegato, individuata e comunicata ab initio. Condividi il Tweet

Tutto costantemente filtrato da una comunicazione efficace e diretta, che non lasci nulla al caso e miri a consolidare il processo garantendone i risultati. Definire dei momenti di verifica intermedi rappresenta in sostanza un modo per affiancare il delegato durante il suo percorso e per continuare ad alimentare il canale comunicativo stabilito. Una comunicazione continuativa per aiutare il delegato in caso di difficoltà o per ridefinire gli obiettivi ove risultino eccessivamente sovra o sotto dimensionati o, ancora, per valutare risorse necessarie e non previste in precedenza (ad esempio risorse finanziarie, risorse umane o altro).

In che modo affiancare il delegato?

Durante la verifica periodica, abbiamo detto, il compito del delegante sarà quello di ascolto e approfondimento al fine di comprendere a fondo andamento e prospettive ed individuare assieme al delegato eventuali correttivi. La verifica periodica migliora notevolmente la capacità di dialogo e fa sentire il delegato supportato nel suo agire quotidiano.

Del resto, data la velocità con cui oggi qualsiasi attività imprenditoriale deve adeguarsi al mercato, la tendenza è sempre più quella di definire obiettivi a breve scadenza, dai tre a sei mesi, e adattare i successivi in funzione del reale andamento dei mercati e delle organizzazioni. La periodica revisione è uno strumento molto utile per aggiustare continuamente il tiro e comunicare eventuali correttivi.

Sempre con lo sguardo rivolto all’aspetto comunicativo, bisogna far riferimento, inoltre, alle difficoltà che spesso incontrano i responsabili – ma anche i titolari – nell’affidare deleghe a collaboratori particolarmente abili, ambiziosi e dotati di buona formazione.
Quando si tratta di scegliere la persona a cui affidare una delega si scatenano, spesso inconsciamente, una serie di considerazioni, apparentemente secondarie, ma che contribuiscono in maniera determinante alla scelta finale.

Il processo di delega viene vissuto, anche se in modo latente, come una competizione, un confronto diretto, una gara in cui uno solo dei due potrà vincere.

Il processo di delega viene vissuto, anche se in modo latente, come una competizione, un confronto diretto, una gara in cui uno solo dei due potrà vincere. Condividi il Tweet

Questo vulnus, se non affrontato e prontamente eliminato mediante un’attenta comunicazione, vanificherà qualsiasi passaggio del processo di delega e condurrà a fare scelte poco produttive o addirittura dannose sia per l’organizzazione aziendale che per le persone coinvolte.
La delega è infatti fiducia nelle capacità reciproche, è lavoro di gruppo, è vincere o perdere assieme, è crescere imparando dagli altri, è assunzione di responsabilità reciproche.

Da qui partono conseguenze spesso difficili da gestire una volta che la delega è stata affidata. Tali considerazioni dovrebbe farle un manager che intende delegare mansioni ad un proprio collaboratore al fine di individuare il più adatto, mediante confronto continuo e strutturato.

La scelta richiede un’analisi approfondita delle caratteristiche e delle aspettative del collaboratore, della solidità emotiva e relazionale, della capacità di gestire progetti e gruppi di lavoro, della propensione a lavorare per obiettivi e sopportare una dose maggiore di stress. Tutto ciò senza dimenticare che può avvenire solo mediante tecniche di comunicazione efficace.

Nel processo di delega, chi fa da sé non sempre fa per tre! Condividi il Tweet

Come si vede non esistono passaggi in cui la comunicazione non rivesta un ruolo fondamentale per garantire il raggiungimento di risultati soddisfacenti nel processo di delega. E non solo: esistono “n” possibilità di errore e ciò è strettamente connesso con la natura umana, e solo l’attività di ascolto – anche in itinere al processo – è in grado di porvi rimedio, utilizzando gli eventuali ostacoli o contrattempi come leve di miglioramento del processo stesso.

Possiamo quindi arrivare a dire: “Ti dico cosa fare e come farlo, Tu accetti di farlo e io controllo che il risultato sia quello concordato.”
Perché chi fa da sé non sempre fa per tre!

Processo di delega

Maria Bonifacio
Avvocato Cassazionista • Comunicatore pubblico • Membro Mirme Network • Componente del Comitato di Redazione Lex Familiae. Collegati su Linkedin

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