Il Decreto Legislativo 231 del 2001 ha introdotto la responsabilità amministrativa delle società, con conseguenze pecuniarie per la società stessa e penali per i suoi vertici qualora abbiano commesso dei reati durante lo svolgimento delle loro funzioni aziendali.

Il modello 231

Il Decreto Legislativo 231 del 2001, introducendo la responsabilità penale della persona fisica, colpisce direttamente anche il patrimonio dell’Ente o dell’azienda che hanno tratto profitto dal reato commesso da una o più persone che, al momento della violazione, stavano rappresentando l’azienda stessa.
Ed è per questo che sono sempre più numerose le aziende che hanno deciso di adottare il Modello 231, ovvero il modello di organizzazione, gestione e controllo per enti pubblici e imprese previsto dal d.lgs. n. 231/2001, quale insieme delle regole e delle procedure organizzative dell’ente volte a prevenire la commissione dei reati.

L’approvazione di un Modello idoneo a prevenire i reati costituisce causa di esclusione o limitazione della responsabilità dell’ente ai sensi del nominato d.lgs. n. 231/2001. A ciò aggiungasi che, per partecipare a bandi o concorsi e ottenere particolari autorizzazioni o concessioni di fondi e contributi, un requisito fondamentale richiesto è proprio la presenza di un modello organizzativo 231. Ecco spiegata l’aumentata adesione.

Ad ogni modo, per essere efficace, e quindi dispiegare la sua funzione esimente, è necessario che tale documento sia studiato ad hoc, attraverso una disamina dell’organizzazione aziendale e delle responsabilità correlate, al fine di identificare quali aree di rischio dei reati presupposte sussistano.

All’esito di tale indagine, viene redatto il Modello Organizzativo, che introduce (o integra, se già presenti) le procedure per la formazione e l’attuazione delle decisioni aziendali alle quali l’ente si deve adeguare per evitare che vengano commessi i reati richiamati dalla normativa.

Il Modello 231 deve, inoltre, individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie e stabilire misure sanzionatorie adeguate in caso di violazioni delle sue prescrizioni.

Alla base della necessità di redigere e rispettare un preciso modello organizzativo amministrativo ed economico vi sono una serie di fattori come per esempio:

l’aumento esponenziale dei dati da gestire;
l’aumento dei sistemi di gestione (sicurezza, privacy, qualità, IT, ambiente);
un numero molto elevato di norme e regolamenti regionali, nazionali e provinciali;
il crescente numero di persone coinvolte nelle attività;
il bisogno di condividere informazioni.

Senza una corretta analisi dei potenziali rischi in cui l’azienda può incorrere e senza la creazione di un modello e di un codice etico che regoli tutte le attività che si svolgono al suo interno, l’eventualità di incorrere in multe e sanzioni più gravi non è così remota.

Oltre alla creazione di protocolli conformi alla legge e all’istituzione di un organo che vigili sul pieno rispetto del modello 231, è necessario anche pensare a dei percorsi formativi per tutti i dipendenti, al fine di istruirli e renderli consapevoli sui potenziali rischi che corrono, prima di tutto loro stessi e, di conseguenza, anche la propria azienda, violando le regole previste.

Ma il rispetto della Legge 231 non deve essere visto solo come pura e semplice burocrazia o una perdita di tempo. Scegliere di adottare un modello organizzativo all’interno della propria società infatti può apportare numerosi vantaggi:

 strategici: sono molte le aziende che chiedono ai propri potenziali partner informazioni su sistemi di controllo e organizzazione. È una forma di tutela del brand per chi effettua i controlli e una possibilità di business per chi si propone ad altre imprese;

economici: si possono evitare con più facilità multe e altre sanzioni e ci si inserisce sul mercato in modo più competitivo;

compliance: un’organizzazione chiara e definita nei ruoli e nelle responsabilità agevola il rispetto delle regole stabilite e una migliore comunicazione tra le parti.

Districarsi nel labirinto normativo.

È intuitivo che risulti insidioso e, dunque, pericoloso indicare un modello organizzativo standard, dal momento che il modello 231 deve essere ideato con riferimento alle specifiche esigenze di ciascuna organizzazione. Per meglio chiarire e districarsi nel labirinto normativo, senza con ciò assumere un atteggiamento di sfiducia e di rassegnazione, dunque, auspicando di proseguire nell’elogio della legge, si è pensato di procedere adottando lo schema riassuntivo dei punti che il Decreto impone ad ogni modello organizzativo:

1. individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati;
2. prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire;
3. individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati;
4. prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli;
5. introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.

Tali punti chiave vengono forniti al top management onde consentirgli di ridurre il rischio di illecito. Ciò che veramente risulterà decisivo in tribunale (e che infatti manca nella stragrande maggioranza dei modelli organizzativi, puntualmente stroncati dal magistrato di turno) sarà la concretezza del sistema preventivo, che dovrà fornire una puntuale risposta ai seguenti passaggi:

individuo con chiarezza i reati che posso commettere e quelli estranei alla mia organizzazione;

tra i reati che posso commettere, distinguo quelli più a rischio rispetto agli altri, possibilmente tenendo conto dei criteri concorrenti della probabilità e dell’impatto;

individuo, per tali reati, in quali aree aziendali è più facile che si realizzi l’illecito;

ciò stabilito, definisco un sistema di contromisure interne, che parta dal riesaminare quelle già in vigore ed arrivi a definirne di nuove, in relazione ai rischi individuati;

redigo e consegno a tutti gli addetti un codice etico, contenente i principi comportamentali prescritti dall’azienda;

 emetto, per le singole aree aziendali, dei protocolli di comportamento coerenti con l’analisi dei rischi di illecito;

nomino un Organismo di Vigilanza, effettivamente indipendente e competente, dandogli pieno mandato di adeguare il sistema preventivo e di vigilare sul rispetto delle contromisure definite dall’alta direzione da parte di tutti gli addetti dell’ente.

Se veramente il sistema elaborato riuscirà, nel corso del tempo, a fornire evidenza rispetto a questi passaggi, potrà reputarsi non solo “a prova di magistrato” ma anche un utile investimento per l’azienda.

In conclusione…

La ricaduta sulla gestione dell’ente è evidente: il sistema interno di prevenzione penale (modello organizzativo – codice etico – Organismo di Vigilanza) dovrà prevedere un sistema di controlli e contromisure che sia riferibile certamente a tutto il personale ed ai collaboratori esterni, ma soprattutto che sia particolarmente rigoroso e dettagliato nei confronti dell’alta direzione. Difficilissimo da realizzare nella pratica, dal momento che sarà la stessa alta direzione a curare la definizione del modello organizzativo ed a nominare (e soprattutto retribuire) i componenti dell’Organismo di Vigilanza che dovrebbe controllarne la legalità e l’eticità della condotta.

In effetti, essendo la Legge da applicare piuttosto che da criticare, non occorre mai dimenticare che, al di là della burocrazia che i modelli organizzativi spesso comportano (anche per le cattive pratiche seguite da molti consulenti), alla magistratura penale interesserà essenzialmente verificare un passaggio: l’effettiva indipendenza dell’Organismo di Vigilanza rispetto al controllato.

Maria Bonifacio